Freitag, 29. November 2013

Ordnung für Dokumente

These: Systemkontextanalyse öffnet die Augen für optimale Software

Artikelübersicht
1. Teil Ordnung für Dokumente.
2. Teil Im Zoo der Dokumente.


Was ist ein Dokument? In der ISO-9000-Unterstützungsanleitungen findet sich folgender Satz: "Hervorzuheben ist, dass Dokumente laut ISO 9001:2000 Abschnitt 4.2 Dokumentationsanforderungen eine beliebige Form haben beziehungsweise sich auf einem beliebigen Medium befinden können." Daraus können wir ableiten, dass wir Information auf einem Medium erfassen. Es schließt sich die Frage an: Warum erfassen wir diese Information? Ebenfalls in dem oben erwähnten Text finden sich die drei Stichpunkte "Vermittlung von Informationen", "Nachweis der Konformität" und "Wissensaustausch". Unter Konformität verstehe ich in diesem Zusammenhang die Übereinstimmung des Dokuments mit einer bestimmten Norm. Bleibt am Ende die Frage: Welches Medium eignet sich am besten um die erfasste Information abzulegen? Das kann Papier , ein Wiki, eine Textdatei in einem Filesystem oder der Inhalt einer Datenbank sein. Bleibt festzuhalten: Ein Dokument ist Information auf einem Medium.

In unserem Fall, also innerhalb der Systemkontextanalyse, geht es um gefundene Dokumente. Eine Analyse, wie die Systemkontextanalyse, besteht immer aus der Ermittlung von Information, gefolgt von deren Dokumentation. Diese Dokumentation erstellt natürlich immer Dokumente. Diese Art von erstellten Dokumenten in der Systemkontextanalyse ist in diesem Zusammenhang jedoch nicht gemeint. Es geht ausschließlich um Dokumente, die in der Phase der Ermittlung gefunden werden. Das können Handbücher von Alt- oder Konkurrenzsystemen sein, aber auch Prozessbeschreibungen, die nicht innerhalb dieser Systemkontextanalyse angefertigt wurden oder Bedienungsanleitungen von Geräten. Wir nennen diese Dokumente ab jetzt Dokumente im Sinne einer Quelle.

Protokolle aller Art, Interviews und Fragebögen, die während der Ermittlung angefertigt werden, sind laut dieser Vereinbarung keine Dokumente im Sinne der Quelle. Sie werden für eine bestimmte Quelle angefertigt. So können wir beispielsweise einen Stakeholder als Anforderungsquelle gefunden haben. Mit diesem Stakeholder wird nun ein Interview geführt. Das Interview wird natürlich auch dokumentiert, dann aber dem Stakeholder zugeordnet.

Genauso können wir ein Handbuch eines Altsystems finden. Das ist sehr wohl ein Dokument im Sinne einer Quelle. Dieses Handbuch lesen wir durch und ermitteln wertvolle Information für unseren Systemkontext. Diese Information legen wir ebenfalls in einem Dokument ab. Das ist, genau wie unser Interviewdokument kein Dokument im Sinne einer Quelle. Beide angefertigten Dokumente haben jedoch eine feste Beziehung zu ihrem Kontextobjekt (Stakeholder bzw. Handbuch).



Auch in diesem Fall bevorzugen wir zur Dokumentation von (Quellen-)Dokumenten eine visualisierte Form, die durch Tabellenerläuterungen unterstützt wird. Für ein Dokument sollten wir ein eindeutig erkennbares Zeichen wählen, in dem wir dann ein spezialisiertes Zeichen anordnen können. Für mich habe ich das folgende Zeichen als einfachste Darstellung gefunden. Wenn Sie ein schöneres, intuitiveres Zeichen kennen, dann senden Sie es mir bitte (mit der Erlaubnis es zu benutzen :-)).



Innerhalb dieses einfachen Zeichens ordnen wir jetzt ein spezialisierendes Zeichen an. Dieses Zeichen soll uns schnell anzeigen, um welches Medium es sich handelt, auf dem die Information hinterlegt ist. In unserem Beispiel nehmen wir ein Handbuch, ein Wiki und eine Datenbank.



In einer tabellarischen Form wird das Quellendokument näher erläutert. Bei allen Dokumenten handelt es sich um Kontextobjekte, die in der Systemkontextuntersuchung mit geeigneten Ermittlungstechniken nach Informationen durchsucht werden. Die geeignete Ermittlungstechnik könnte genauso wie eine festgelegte Priorität in der Tabelle vermerkt werden. Natürlich ist es möglich diesen Satz von Attributen in sinnvoller Weise zu erweitern. So könnte der Stakeholder erwähnt werden, der uns diese Quelle verraten hat. Dazu könnte ein kurzes Statement eingetragen werden, warum er dieses Quellendokument für die Systemkontextanalyse für wichtig hält. Die Beispieltabelle im Folgenden enthält nur eine Beispielzeile für ein entsprechendes Handbuch.

Symbol Name Erläuterung Stakeholder Quelle Stakeholder Bedeutung der Quelle
Benutzerhandbuch der Anwendung Frohes Arbeiten 1.0 Im Benutzerhandbuch werden alle Möglichkeiten des Nutzers aufgezählt die Anwendung zu bedienen. Herr Mustermann (könnte Link auf den Stakeholder sein) Das Benutzerhandbuch gibt einen Vollständigen Überblick über alle anzuwendenden Benutzerbefehle. Leider wird nichts über den Sinn der Arbeitsschritte erläutert.


Innerhalb des Symbols ist eine kleine rote 6 erkennbar. In diesem Fall soll das die Priorität kennzeichnen. In so einer Tabelle kann es eine Vielzahl von Einträgen geben. Diese können nach Medienart und Priorität geordnet vorliegen. Des weiteren könnte man überlegen, ob eine bestimmte Prioritätshöhe (z.B. unter 3) nicht einfach ausgeblendet wird und somit der Blick auf die wesentlichen Quellen gerichtet ist.

Im nächsten Artikel möchte ich diskutieren inwiefern ein hierarchisches System zur Ablage dieser Quellendokumente notwendig ist und ob zwischen den Dokumenten beachtenswerte Beziehungen existieren.

folgender Post dieses Themas


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